Cómo planear un evento empresarial con catering y bartending en Bogotá

Organizar el catering y la barra de un evento corporativo en Bogotá tiene su método: definir el formato, calcular el presupuesto por persona, cuadrar al personal y reservar a tiempo. En esta guía te dejamos el paso a paso, las cifras reales que vas a manejar y un checklist para que no se te escape nada. Trabajamos ciento por ciento a domicilio, así que montamos todo en tu oficina, en un club o en el salón que elijas para la empresa.

El primer paso es definir el formato del evento, porque de ahí sale todo el presupuesto. No es lo mismo un coffee break para una capacitación de la mañana que un cóctel de fin de año o una cena de premiación con clientes. Un coffee break o desayuno empresarial es liviano y se cuadra en pocos días; un cóctel de networking pide barra y pasabocas circulando; una cena formal exige menú servido, menaje completo y meseros. Aterriza también el número de asistentes y la franja horaria, porque eso determina cuántos meseros y bartenders necesitas. Con el formato y la cantidad claros ya puedes pedir cotizaciones que de verdad se puedan comparar entre proveedores.

El segundo paso es calcular el presupuesto, y aquí conviene pensar por persona. La forma más práctica para una empresa es un plan todo incluido que junta menú, coctelería, menaje y personal en un solo valor: para 100 invitados parte desde $5.500.000 y para 150 desde $7.400.000; en reuniones más pequeñas, 40 asistentes desde $2.800.000 y 60 desde $3.800.000. Si solo necesitas comida, un buffet para 50 personas arranca desde $1.750.000. Estos paquetes te quitan el dolor de cabeza de cuadrar proveedor por proveedor y te dan un número cerrado para pasar a aprobación con finanzas, que para un evento corporativo suele ser lo que más agiliza la decisión.

El tercer paso es resolver la barra y el bartending, que es lo que vuelve memorable un evento de empresa. El bartender a domicilio cuesta $350.000 por cinco horas, con hora adicional a $45.000, y llega con su estación montada a preparar cocteles frente a los asistentes. Si quieres barra libre, la coctelería ilimitada por persona sale en $85.000 por cuatro horas; si prefieres algo más controlado, el punto de bebidas ilimitadas vale $17.500 por persona. Para una premiación o un lanzamiento con prensa, el show de bartender de quince minutos con flair y fuego, en $520.000, funciona muy bien como momento de apertura. Siempre dejamos una carta de cocteles sin alcohol para quienes no beben o regresan manejando.

El cuarto paso es la logística del montaje, y aquí hay algo que conviene aclarar de una vez: no tenemos salón ni casa de eventos propia. Somos un servicio a domicilio, así que llevamos comida, barra, menaje y personal al lugar que la empresa decida, sea la oficina, un auditorio, un club o una finca para la integración anual. El personal de cargue y descargue cuesta $170.000, el sonido con DJ por cinco horas sale en $800.000 y un video beam con auxiliar, útil para presentaciones corporativas, vale $120.000. Cubrimos Bogotá y toda la sabana norte —Chía, Cota, La Calera, Sopó, Cajicá y Tocancipá— dentro de unos 60 kilómetros del centro; más lejos cotizamos el transporte aparte. El equipo monta, atiende y desmonta dejando todo en orden.

El quinto paso es armar el equipo de servicio según el tamaño del grupo. Para que la atención fluya, calcula meseros suficientes: cada uno cuesta $150.000 por seis horas, y un auxiliar de cocina el mismo valor. Para un cóctel de pie con 100 asistentes solemos sumar varios meseros más uno o dos bartenders, de modo que las bandejas y las copas circulen sin filas. Si el evento incluye comida caliente en línea de buffet, el samovar de 9 litros se alquila en $40.000, la greca para el café en $60.000 y la mesa tablón de 10 puestos en $15.000. Definir el personal con tiempo evita el clásico cuello de botella en la barra cuando todos llegan a la misma hora tras la jornada laboral.

El último paso es reservar y dejar todo por escrito. Para eventos grandes de 100 o más asistentes recomendamos apartar con cuatro a seis semanas de anticipación, sobre todo en temporada de fin de año, que se llena rápido; para un coffee break, un desayuno o una reunión pequeña suele alcanzar con siete a diez días, según disponibilidad. Escríbenos por WhatsApp al +57 314 470 6340 (wa.me/573144706340) con la fecha, el lugar, el número de asistentes y el tipo de evento, y te enviamos una cotización personalizada en máximo dos horas hábiles, a más tardar dentro de 24 horas. Emitimos factura electrónica para tu empresa y atendemos eventos de 20 hasta 300 personas con bartenders de amplia experiencia en Bogotá.